En una oficina, lo caro es parar
Trasladar una oficina o un local se parece a una mudanza de casa, con una diferencia que lo cambia todo: cada día con el negocio cerrado o a medio montar cuesta dinero. Por eso el orden importa más que en una casa. Lo que se planifica bien se mueve en poco tiempo y se vuelve a trabajar enseguida.
El traslado, por orden
- 1Haz inventarioMesas, sillas, armarios, archivadores, equipos, mostradores. Separa lo que se va al sitio nuevo de lo que se tira o se vende. Con esa lista se pide precio y se planifica.
- 2Haz un plano del sitio nuevoDónde va cada puesto, cada armario y cada equipo. Numera cada puesto en el plano y pon ese número en las cajas y muebles que le tocan. El día del traslado cada cosa va derecha a su sitio.
- 3Prepara la informáticaCopia de seguridad antes de desconectar nada. Fotografía cómo está conectado cada equipo y etiqueta los cables. Confirma con tiempo que la conexión a internet del sitio nuevo estará activa el primer día.
- 4Elige el momentoBusca el día que menos afecte a tu negocio y avisa a clientes y proveedores de la fecha y de la dirección nueva. Pregúntanos qué días podemos hacerlo antes de cerrar la fecha.
- 5Archivo y documentosCajas cerradas y numeradas. Lo confidencial, en cajas que se cierren bien y que no se queden sin vigilar.
- 6El día del trasladoQue una persona del negocio esté en cada punta: una en el sitio que se deja y otra en el nuevo, con el plano, para decir dónde va cada cosa.
Los papeles del cambio de dirección
Mover la oficina no es solo mover muebles. Cuando cambia la dirección del negocio hay trámites que conviene tener hechos o en marcha:
- Hacienda: si cambia el domicilio fiscal, hay que comunicarlo con la declaración censal.
- Si es una sociedad y cambia su domicilio social, el cambio se inscribe en el Registro Mercantil.
- Ayuntamiento: la licencia de actividad o la declaración responsable del local nuevo.
- Seguros, bancos, suministros y proveedores: la dirección nueva y la fecha.
- Web, ficha de Google, facturas y tarjetas: la dirección actualizada, para que nadie vaya al sitio viejo.
Cada caso tiene sus detalles, así que tu gestoría te dirá qué te toca a ti.
Qué contarnos al pedir precio
Con el inventario, las dos direcciones, la planta de cada local y si hay ascensor o montacargas, te damos precio. Si hay piezas pesadas o delicadas, como una caja fuerte, un mostrador o maquinaria, dilo desde el principio. Tienes más detalle en mudanzas de locales y oficinas en Valencia y en de qué depende el precio de una mudanza.
Dudas al trasladar una oficina
¿Con cuánto tiempo hay que empezar?
Cuanto más grande sea la oficina, antes. El inventario y el plano del sitio nuevo son lo primero, porque sin ellos no se puede pedir un precio ajustado ni fijar el día.
¿Hay que cerrar el negocio?
Depende del tamaño y de lo que haya que mover. Elegir bien el día y llevar el plano hecho reduce mucho el tiempo parado.
¿Quién desconecta los ordenadores?
Lo ideal es que lo haga quien lleva vuestra informática, con copia de seguridad hecha antes. Nosotros nos ocupamos de trasladar los equipos.
¿Trasladáis también locales y comercios?
Sí: oficinas, locales y comercios en Valencia y su provincia.